列印面與紙張的成本並不相同
一份十頁的文件列印一次，共有十個列印面。單面列印需用十張紙；雙面列印通常只需五張。但墨水或碳粉仍然要印在十個面上，因此計算器會減少紙張用量，卻不會自動將耗材估算減半。若是多份分開列印，張數會依每份各自進位：三頁報告列印兩份，雙面列印需要四張紙，而不是三張。
耗材估算是將每個碳粉匣或墨水匣的價格除以其預期可印張數。僅黑白模式使用黑色匣；彩色模式則加總黑、青、洋紅與黃各色的成本，並允許各色設定不同的價格與可印張數。此模型只是對列印工作的假設；印表機可能以複合色呈現灰階，或在清潔過程中消耗墨水。請確認您的印表機設定，並將估算結果與實際用量比對。
額定可印張數是在特定測試條件下量測所得，並不保證適用於每份報告或照片。預期可印張數百分比可讓您模擬自身工作負載的實際表現。以 80% 計算，額定 2,000 面的匣會被視為 1,600 面。此設定不會檢查文件的實際墨水覆蓋率。從 PDF 計算出的頁數包含空白頁，且本工具不會預測印表機跳過空白頁的行為。
紙張成本為每包價格除以每包張數。選用的備用紙張只會增加紙張成本；若要編列完整重印整份的預算，請增加份數。人工、維護與設定費用為獨立輸入項目，使估算總額更有依據。每月成本是將同一項工作依所選次數重複計算。稅金、運費以及設為零的成本均不計入，且更改貨幣標示並不會換算價格。